Care este termenul legal de păstrare a facturilor și statelor de plată?
Termenul este 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii
Legea contabilității, art. 25: registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Mențiunea expresă „inclusiv pentru statele de salarii" contează, pentru că pentru aceste documente termenul a fost mult mai lung în trecut, iar multe surse încă indică vechea regulă.
Cum se calculează concret
Nu sunt 5 ani de la data facturii, ci 5 ani socotiți de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar.
| Documente întocmite în | Termenul curge de la | Se împlinește la |
|---|---|---|
| 2024 | 1 iulie 2025 | 1 iulie 2030 |
| 2025 | 1 iulie 2026 | 1 iulie 2031 |
| 2026 | 1 iulie 2027 | 1 iulie 2032 |
O factură din ianuarie 2026 și una din decembrie 2026 au deci exact același termen de păstrare.
Ce intră în regulă
Textul acoperă două categorii:
- registrele de contabilitate obligatorii
- documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară
Facturile intră în a doua categorie, ca documente justificative. La fel și statele de salarii, menționate expres.
În caz de reorganizare
Art. 25^1: în cazul reorganizării persoanelor juridice, acestea vor lua măsuri pentru păstrarea și arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative și a registrelor de contabilitate. Fuziunea sau divizarea nu sting obligația de arhivare.
Dacă documentele se pierd
Art. 26: în caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora. Pierderea nu echivalează cu dispariția obligației.
De reținut separat
Termenul de arhivare din Legea contabilității și termenul de prescripție fiscală din Codul de procedură fiscală sunt reguli diferite, chiar dacă ambele pornesc de la 1 iulie a anului următor. Prima spune cât ții documentul, a doua spune cât timp ți-l poate cere organul fiscal pentru a stabili o creanță.
Baza legală
| Prevedere | Actul |
|---|---|
| Termenul de 5 ani, de la 1 iulie anul următor | Legea contabilității, art. 25 |
| Includerea expresă a statelor de salarii | Legea contabilității, art. 25 |
| Arhivarea în caz de reorganizare | Legea contabilității, art. 25^1 |
| Reconstituirea documentelor pierdute | Legea contabilității, art. 26 |
| Prescripția dreptului de a stabili creanțe, 5 ani | Cod procedură fiscală, art. 110 |
Trimiterile sunt la Legea contabilității nr. 82/1991 și la Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, în forma consolidată. Poți citi textele integrale în Legea contabilității și Codul de procedură fiscală.
Informație cu caracter informativ. Consultați un specialist pentru situații concrete.